Publicado en: Marzo 2020

Hablar de home office no es algo nuevo; es una práctica que muchas organizaciones ya manejan de forma habitual. Sin embargo, la mayoría solo lo realizan por alguna eventualidad o un día a la semana, situación diferente a lo que ahora requieren como medida de prevención ante el COVID-19.

Aunque establecer un equipo de trabajo remoto es un reto, y por ello genera dudas y temores, es algo relativamente sencillo si se cuenta con la tecnología adecuada, se toman las debidas consideraciones y se establecen reglas claras.

Estas son algunas recomendaciones que debes tomar antes de decir a tus colaboradores que trabajen desde casa; toma nota, pues les permitirán sacar el mejor provecho a esta valiosa herramienta ante la actual contingencia.

Plantea las expectativas y promueve la retroalimentación.

Cualquier cambio es complicado, sin embargo en momentos de emergencia la mayoría de la gente está más dispuesta a llevarlos a cabo, así que no pierdas la oportunidad y da instrucciones claras de cómo se trabajará y qué es lo que se espera. Sin embargo esto conlleva el estar abierto a escuchar las dificultades a las que cada persona o equipo se enfrenta y proponer alternativas.

Todos debemos ser flexibles, pacientes y colaborar.
Tanto la organización como el colaborador deben estar conscientes de que esta situación es una emergencia y requiere de una rápida adaptación a las condiciones. De seguro no se estableció un programa formal de trabajo, y si se hizo es probable que se modifique sobre la marcha.

Establece vías de comunicación claras.

Ya de por sí la comunicación es un factor clave en la operación cotidiana en el lugar de trabajo; ahora imagínate para un equipo virtual. Es importante mantener constantemente informados a los colaboradores, y todos deben tener claro cuáles son las vías de comunicación y en qué casos utilizar chats corporativos, videollamadas, mails, documentos compartidos o cualquier otro.

Fortalece el sentido de pertenencia y del trabajo en equipo.
Antes de dar cualquier paso es importante alinear los esfuerzos de quienes integran la organización, reconocer lo valioso que es su trabajo y que pese a la distancia es necesario que tengan la capacidad y disposición para alcanzar los objetivos que como un solo ente se han fijado; más allá de las metas que tiene cada área y cada persona.

Define funciones y un comité que dé seguimiento.
No siempre las actividades que se hacen en el lugar de trabajo pueden realizarse tal cual de manera remota. Tal vez sea necesario asignar nuevas funciones o ir modificando las de algunos colaboradores. Para ello es fundamental que un comité, que domine los procesos y la estructura de la organización, estén al tanto y den seguimiento al trabajo remoto de cada área.

Prevé el impacto del trabajo remoto en la operación.

Tal vez no podamos anticipar con precisión el impacto que tendrá este cambio en las operaciones de nuestra organización, pero sin duda queremos poder reaccionar rápido en caso de que sea necesario. Y para ello ayuda mucho tener bien mapeados todos los procesos; si no lo tienes, apóyate en los líderes de cada área para definir cómo se verá el trabajo a distancia y cómo medir su trabajo.

Asegúrate de que cuenten con la tecnología necesaria.

Parece algo obvio, pero en realidad no lo es, pues el colaborador debe contar con el equipo y el software que necesita para realizar la labor como en su propio lugar de trabajo, además de una conexión segura a Wi-Fi. No se debe escatimar en ningún cuidado.

Aprovecha las herramientas gratuitas y que ya todos tienen.
Desembolsar cantidades extra para adquirir nueva tecnología, software o aplicaciones es complicado en momentos como el actual. Sácale jugo a aquellas herramientas de comunicación y de gestión de proyectos que no tienen costo, que se utilizan en la nube y que seguro tus colaboradores ya tienen en sus dispositivos.

Si bien en algunos momentos de nuestra historia reciente hemos tenido que recurrir ya al home office, se estima que la actual alerta de salud tendrá un gran impacto en la forma en que las organizaciones ven el trabajo a distancia.

Lo anterior se debe en parte por el alcance, accesibilidad y conocimiento que tenemos hoy de la tecnología, porque a mucha gente ya le es habitual resolver asuntos laborales a distancia y porque existe una mayor conciencia de los beneficios que implica esta moderna manera de trabajar.

by TOP Companies

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